Tata Cara Pelelangan dan Penyusunan Dokumen Tender

03 Okt 2015, 14:32 WIB | gadmin

Well, kali ini kita membicarakan tentang penyusunan Dokumen tender (walau sebenarnya tahapan ini sebelumnya adalah Pendaftaran Rekanan Vendor). Hal ini adalah bagian dari salah satu dari bagian team kerja gw. Untuk contohnya kita gunakan berdasarkan eProc (Elektronik Procurement) milik Pertamina.

Ketentuan tender biasanya sebagai berikut :

1. Suatu pekerjaan dapat dilelangkan jika nilai pekerjaan (OE) diatas 500 juta, sedangkan dibawah 500 juta langsung menggunakan RKS (Rencana Kerja dan Syarat).

2. Penggantian biaya Dokumen adalah dibawah 1 Miliyar adalah 250rb, tender diatas 1 Milyar pengambilan dokumennya adalah 500rb rupiah.

3. Pelelangan dibuka minimal harus ada 3 peserta, jika dibawah itu maka akan terjadi NoQuoroom, dalam arti pelelangan dibatalkan dan akan dilelangkan dalam waktu yang berikutnya.

 

Tahapan Dokumen Mengikuti pelelangan adalah sebagai berikut :

1. Daftar melalui eProc (sebelumnya kita harus terdaftar sebagai rekanan sehingga kita memiliki ID secara otomatis) dimana pekerjaan yang sesuai dengan yang ingin kita ambil. Kalau di tempat gw kerja, saat ini lah kita membentuk team Tender dimana kita membuat List orang-orang yang akan bertanggung jawab akan pekerjaan serta dokumen ini, yaitu Team Marketing, Team Operasional, Team Keuangan, Team HSE, dan Legal / HRD.

2. Setelah daftar, akan ada link otomatis untuk mendownload DPK (Dokumen Penilaian Kualifikasi) / Dokumen Prakualifikasi.

3. Tahap selanjutnya adalah kita harus susun dokumen sesuai dengan LEMBAR DATA PENILAIAN KUALIFIKASI (LDPK). Biasanya akhir yg gw lakukan setelah kami menyusun dokumen ini adalah pengecekan serta approval atas dokumen yang tersusun tersebut sebagai bukti tidak akan ada yang salah menyalahkan nantinya jika terjadi kegagalan dalam dokumen. Jangan lupa perhatikan ketentuan dokumen tersebut karena biasanya Vendor akan meminta isi dari sampul dokumen tersebut adalah ASLI, COPY dan SOFTCOPY (dalam cd dengan format PDF).

4. Setelah penyusunan selesai, dokumen tertandatangani oleh pimpinan perusahaan, selanjutnya adalah pemasukan dokumen Prakualifikasi / Kualifikasi ke kantor serta sebelum diwaktu yang telah ditentukan didalam DPK tersebut.

5. Sekarang waktunya kita menunggu pengumuman melalui Fax / eProc tentang Lulus atau tidaknya dokumen kita. Jika Lulus, maka akan ada surat melalui Fax dimana isinya adalah tentang undangan Aanwijzing / Prebid Meeting serta pembayaran penggantian dokumen INSTRUKSI KEPADA PESERTA PENGADAAN (IKPP) / INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER (IPT), dimana dokumen tersebut dapat kita download di eProc atau mengambilnya dikantor yang telah ditentukan di undangan tersebut dengan bukti bayar atas penggantian dokumen yang tersebutkan.

6. Didalam Aanwijzing / Prebid Meeting, seharusnya pimpinan perusahaan yang datang, namun biasanya perusahaan mendelegasikan minimal 1-2 orang kuasa atas Pimpinan perusahaan untuk hadir disana. Aanwijzing / Prebid Meeting adalah acara dimana kita bisa memberikan masukan kepada panitia tender tentang Administasi dan Teknis barang/jasa yang akan kita tawarkan dimana maksudnya adalah penyesuaian terhadap barang/jasa para peserta tender.

7. Setelah Aanwijzing / Prebid Meeting selesai maka kita akan dibagikan Berita Acara (BA) atas hasil meeting tersebut, dimana fungsinya BA itu adalah bagian dari Acuan penyusunan dokumen yang valid selain  INSTRUKSI KEPADA PESERTA PENGADAAN (IKPP) / INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER (IPT) dimana jika ada kesamaan sub poin dalam IKPP/ IPT dengan BA, maka yang dijadikan acuan adalah BA.

8. Saat nya kita dan team mengerjakan dokumen tender berdasarkan petunjuk IPT/IKPP dan BA, dimana biasanya isi dokumen tendernya adalah ADMINISTRASI DAN TEKNIS serta HARGA. Jangan lupa perhatikan ketentuan dokumen tersebut karena biasanya Vendor akan menyebutkan SAMPUL dan TAHAP nya dimana kriterianya adalah :

a. 1 SAMPUL dan 1 TAHAP : isi dokumennya adalah ADMINISTRASI, TEKNIS dan HARGA menjadi satu kesatuan Jilidan dan dimasukan kedalam 1 Amplop dokumen dan pemasukan dokumen serta pembukaannya dilakukan dalam 1 tahapan.

b. 1 SAMPUL dan 2 TAHAP : isi dokumennya adalah ADMINISTRASI dan TEKNIS 1 jilidan dan HARGA 1 Jilidan dan masing-masing jilidan dimasukan kedalam 2 Amplop yang berbeda kemudian dibungkus lagi dengan amplop / sampul penutup dan pemasukan dokumen serta pembukaannya dilakukan dalam 2 tahapan.

c. 2 SAMPUL dan 2 TAHAP : isi dokumennya adalah ADMINISTRASI dan TEKNIS 1 jilidan dan HARGA 1 Jilidan dan masing-masing jilidan dimasukan kedalam 2 Amplop yang berbeda dan pemasukan dokumen serta pembukaannya dilakukan dalam 2 tahapan dan waktu yang berbeda.

Jangan lupa juga perhatikan dokumen tersebut tentang Jaminan Penawarannya minimal harus 1?ri nilai penawaran yang kita tuangkan kedalam dokumen Harga, dan  biasanya semua dokumen harus di scan dan di upload ke eProc dan isi dari sampul dokumen tersebut adalah ASLI, COPY dan SOFTCOPY (dalam cd dengan format PDF). Biasanya akhir yg gw lakukan setelah kami menyusun dokumen ini adalah pengecekan serta approval atas dokumen yang tersusun tersebut sebagai bukti tidak akan ada yang salah menyalahkan nantinya jika terjadi kegagalan dalam dokumen.
 

9. Sekarang waktunya kita menunggu pengumuman melalui Fax / eProc tentang Menang atau tidaknya perusahaan kita. Jika Menang, maka akan ada surat melalui Fax dimana isinya adalah tentang undangan kesanggupan untuk memenuhi pekerjaan yang dilelangkan tersebut kepada perusahaan kita, namun ada juga yang sebelum itu adalah mereka minta Negoisasi Harga, dalam arti kita diundang untuk memberikan negoisasi harga atas harga yang kita tawarkan sebelumnya.

10. Jika semua suda terlaksana maka akan ada Pengumuman Pemenang serta akan terbit PO (Purchase Order) dari Vendor pemilik pekerjaan.

 

Semoga bermanfaat,

 

Salam

Reporter : Rangga
Sumber : Rangga